货款的催收是有一定的步骤的，这其中催款函可以说占到了一个非常重要的位置，也起到了一个两军交战来使的角色。所以在货款催收过程中巧妙的运用催款函效力，对货款的催收能起到很好的作用，使催收的效率大大提高。
如果在催款函发出后客户如期的支付货款，可以说催款函的效力在很大程度上降低了货款催收的成本。要知道一个货款的催收如果催款函上达不到效力，就要耗费更多的人力和物力，特别是催款要付出的成本，就不单单是一张信函的价值。
首先催款函是对货款催收各个阶段的探路石，在客户方将要到达支付货款的前夕所发出的催款函是与客户逾期支付货款时发出的催款有着非常大的区别的。告知对方请他做好付款的准备，这样的催款函要有礼貌而有分寸的催款态度。而如果对方客户已经超出了支付货款的期限，那么就要另外对待了。第一，客户刚刚逾期，那么催款函可以严肃的表明态度，这里的催款函不仅是客气的通知还带有提醒对方不要使事态发展的更严重的作用。这就需要用到口气和语言的技巧。第二，如经历了两次催款函通告都没有让对方按时支付货款。那么就需要更强烈的催款态度，再使用催款函时可就要注意，这是最后一次使用催款函，因为对方对催款函不感冒就要采取其他方式进行货款的催收了。
催款函大概也是一种难度很高的信函吧。除了阶段性和货款性质的催款函特点的不同，还要针对拖欠货款客户的特点进行缜密的编写。有些客户看惯了统一格式的催款函，可以说对他们一点提醒的作用也起不到。这时完全可以变换形式进行善意的提醒，或者用更有创意的强烈催款语气对逾期很久不支付货款的客户发出催款函。只有这样才能把催款函的效力发挥到更大。